高校固定資產(chǎn)條形碼管理的新嘗試
條形碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一門容編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術(shù)。本文闡述了條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點(diǎn)，并在理順管理體制、建全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，在地方高校中率先對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行條形碼管理，從而使山西大學(xué)的國(guó)有資產(chǎn)管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階，節(jié)約了人力、物力和資金，提高了工作效率和水平，具有一定的借鑒作用。
為了加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)的管理，防止國(guó)有資產(chǎn)的流失，學(xué)校成立了專門的管理機(jī)構(gòu)，并在省內(nèi)高校率先對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行條形碼管理，從而使我校國(guó)有資產(chǎn)管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階。下面就我校固定資產(chǎn)的條形碼管理，談一下我們自己的一些做法。
1．條形碼的意義、發(fā)展、分類及其優(yōu)點(diǎn)
條碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一門容編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術(shù)，它為物品管理、各國(guó)間的貿(mào)易往來(lái)，提供了簡(jiǎn)便的共同語(yǔ)言和獨(dú)特的交往方式，F(xiàn)在世界各地普遍使用了條形碼技術(shù)，而且其應(yīng)用領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，已經(jīng)普遍滲透到計(jì)算機(jī)管理的各個(gè)角落，如工業(yè)控制、交通運(yùn)輸、安全保衛(wèi)、物資管理功、公室自動(dòng)化等。
條碼技術(shù)至今已有50多年的歷史。從20世紀(jì)40年代的美國(guó)發(fā)起，70－80年代在國(guó)際上得到了廣泛的應(yīng)用。隨著國(guó)外條碼技術(shù)的應(yīng)用，我國(guó)于70年代末到80年代初開始研究，并在部分行業(yè)完善了條碼管理系統(tǒng)，如郵電、銀行、連鎖店、圖書館等。1988年12“月，我國(guó)成立了“中國(guó)物品編碼中心（EANChina），并在1991年4月19日正式申請(qǐng)加入了國(guó)際編碼組織EAN協(xié)會(huì)。近年來(lái)，我國(guó)的條碼事業(yè)發(fā)展迅速，條碼技術(shù)在我國(guó)已得到了廣泛的應(yīng)用。那么什么是“條碼”呢？所謂“條碼”，它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備識(shí)別并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)的特殊編號(hào)。嚴(yán)格地講，它是由一組規(guī)則排列的條？占捌鋵(duì)應(yīng)字符組成的標(biāo)記，用以表示一定的信息。條碼種類很多，常見的大概有20多種碼制，比如：Code39碼（標(biāo)準(zhǔn)39碼）、Codabar碼（庫(kù)德巴碼）、Code25碼（標(biāo)準(zhǔn)25碼）等，其中Code39碼因其可采用數(shù)字與字母共同組成的方式而在各行業(yè)內(nèi)部管理上被廣泛使用。
條形碼是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。條碼技術(shù)具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：第一、輸入速度快，與鍵盤輸人相比，條碼輸人的速度是鍵盤輸入的5倍。第二、可靠性高，鍵盤輸入數(shù)據(jù)出錯(cuò)率為三百分之一，利用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)出錯(cuò)率為萬(wàn)分之一，而采用條碼技術(shù)誤碼率低于百萬(wàn)分之一。第三、采集信息量大，利用傳統(tǒng)的一維條碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條碼更可以攜帶數(shù)千個(gè)字符的信息，可以包含圖形或漢字，并有一定的自動(dòng)糾錯(cuò)能力。第四、靈活實(shí)用，條碼標(biāo)識(shí)既可以作為一種識(shí)別手段單獨(dú)使用，也可以和有關(guān)識(shí)別設(shè)備組成一個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化識(shí)別，還可以和其他控制設(shè)備聯(lián)接起來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。另外，條碼標(biāo)簽易于制作，對(duì)設(shè)備和材料沒(méi)有特殊要求，識(shí)別設(shè)備操作容易，不需要特殊培訓(xùn)，且設(shè)備也相對(duì)便宜。
2條形碼的應(yīng)用
目前我國(guó)廣泛應(yīng)用的是一維條碼技術(shù)，即大家在商品包裝上看到的一組按一定規(guī)格排列的堅(jiān)條和相應(yīng)的數(shù)字，而我校固定資產(chǎn)的條形碼就采用了Code39碼的編碼技術(shù)，并完全符合國(guó)家正式頒布的與條碼相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，即：GB/T/12908－1991三九條碼。
2．1固定資產(chǎn)條形碼的含義我們?cè)诰幋a過(guò)程中，主要考慮了以下幾點(diǎn)：
（1）代表的意義完全，即一方面要符合國(guó)家教育部的要求，另一方面也要滿足行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)的需要。（2）滿足未來(lái)擴(kuò)充的需要。（3）充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，即儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)。（4）符合人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)，我們對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行了編碼，其含義如下：
上海大學(xué)固定資產(chǎn)條形碼（除圖書部分，因?yàn)槲倚D書條碼的含義另有定義）的形狀為長(zhǎng)方形，規(guī)格為55×25mm。它的正上方為“山西大學(xué)固定資產(chǎn)（教學(xué)等）”的字樣，其中圓括號(hào)內(nèi)為該固定資產(chǎn)的使用方向，共有5種類型，即：教學(xué)、科研、行政、后勤和其它。條形碼標(biāo)簽的第二行為資產(chǎn)的條形碼共14位，前2位代表資產(chǎn)類別（行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)分類編號(hào)的前兩位），第3位到第6位代表資產(chǎn)的購(gòu)置日期，第7位到12位代表資產(chǎn)編號(hào)，第13、14位代表資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源。條形碼標(biāo)簽的第三行為條形碼所對(duì)應(yīng)的數(shù)字。
2.2軟件的編制為了實(shí)現(xiàn)以上編碼要求以及其它功能，我們?cè)趯?shí)踐中編寫了“山西大學(xué)條形碼管理系統(tǒng)”，該軟件分兩部分，一部分為條碼掃描器的軟件，用C語(yǔ)言編寫，主要功能有數(shù)據(jù)下載、數(shù)據(jù)傳輸、條碼掃描、條碼查詢等。另一部分為主程序，我們選擇了Microsoft公司的VisualFoxPro6．0作為開發(fā)環(huán)境，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，并且軟件設(shè)計(jì)規(guī)范，界面直觀、簡(jiǎn)潔，人工干預(yù)少，操作方便c該系統(tǒng)主要功能如下：
（l）自動(dòng)完成條形碼的編碼功能，即從儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)（S－
J．DBf）中自動(dòng)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的條形碼；（2）可完成固定資產(chǎn)條形碼的打印，其中分成批打印和單個(gè)打印兩種功能；（3）為了方便大家核對(duì)帳目及張貼條形碼的需要，我們還設(shè)計(jì)了帳目打印功能；（4）數(shù)據(jù)下載和數(shù)據(jù)傳輸功能；（5）對(duì)帳功能，即用戶只需手持條形碼掃描器將某單位的資產(chǎn)逐一掃描后，經(jīng)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理后，便可自動(dòng)打印出對(duì)帳結(jié)果，即未核對(duì)的資產(chǎn)目錄。已核對(duì)的資產(chǎn)目錄和經(jīng)查實(shí)不屬于該單位的資產(chǎn)目錄；（6）系統(tǒng)維護(hù)功能，主要完成重裝數(shù)據(jù)庫(kù)、參數(shù)設(shè)置、用戶級(jí)別確認(rèn)多。
以上軟件，經(jīng)我們一年多的反復(fù)實(shí)踐，基本達(dá)到了設(shè)計(jì)要求，取得了良好的效果。
2．3條形碼的制做與張貼有了相應(yīng)的軟件，借助一些硬件設(shè)備如專用條碼打印機(jī)、條碼掃描器等，我們就可制做條形碼了。首先，資產(chǎn)管理處打印出固定資產(chǎn)條形碼對(duì)照表，并下發(fā)各單位，核對(duì)好后交資產(chǎn)管理處統(tǒng)一制做條形碼、其次，各單位在張貼條形碼標(biāo)簽時(shí)，一定要按照資產(chǎn)管理處的培訓(xùn)要求認(rèn)真仔細(xì)地做好此項(xiàng)工作，標(biāo)簽張貼一定要牢固，并符合規(guī)范。，般情況下固定資產(chǎn)的條形碼一式兩份，統(tǒng)一貼在資產(chǎn)正面的右上角明顯處，若資產(chǎn)只有上臺(tái)件，另一標(biāo)簽統(tǒng)一貼在資產(chǎn)后面的左上角；若資產(chǎn)附件只有二件。身上標(biāo)簽統(tǒng)一貼在其附件正面的右上角；若資產(chǎn)附件不只一件時(shí)，我們將根據(jù)附件數(shù)量重新制做條形碼。各單位固定資產(chǎn)條形碼張貼完后，資產(chǎn)管理處攜帶手提條形碼閱讀機(jī)不定期對(duì)各單位的固定資產(chǎn)逐臺(tái)進(jìn)行驗(yàn)收，直到帳物一致。
3幾點(diǎn)粗淺體會(huì)
（l）在固定資產(chǎn)管理中，朗風(fēng)條碼的作用主要是實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)采集。與人工輸入相比，速度快，正確率高，并且易于制作，成本低，極大地簡(jiǎn)化了作業(yè)，提高了工作效率。
（2）在固定資產(chǎn)管理中，信息流通常是以書面文本的形式出現(xiàn)的，比如：每一固定資產(chǎn)的卡片、標(biāo)簽等，凡添置的固定資產(chǎn)都必須填寫一式三份的固定資產(chǎn)卡片及相應(yīng)的標(biāo)有資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)分類號(hào)等的標(biāo)簽，手續(xù)繁雜，而采用了一維條形碼后，就可用一張小小的條形碼標(biāo)簽取代，人們通過(guò)條碼掃描器和建立的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，或者通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)，輸入條形碼上對(duì)應(yīng)的數(shù)字就會(huì)得到相應(yīng)的信息。
（3）在固定資產(chǎn)管理中，一年一度的對(duì)帳以及庫(kù)房的盤點(diǎn)是必不可少的，傳統(tǒng)的工作方式是手工記錄每一固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀，查找與記錄都是一個(gè)相應(yīng)繁瑣的過(guò)程。現(xiàn)在借助條碼，這些工作只要用掃描器一掃，并通過(guò)建立的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)的軟件就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)帳、下帳和盤點(diǎn)工作，速度快，操作簡(jiǎn)單，正確率高。
（4）固定資產(chǎn)的條形碼管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，涉及面廣，工作量大，問(wèn)題多，困難大，為了保質(zhì)保量完成此項(xiàng)工作，必須加強(qiáng)宣傳，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)。另外，各基層單位要建立相對(duì)穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊(duì)伍，并且調(diào)動(dòng)不能頻繁，工作都要落實(shí)到人。
（5）有計(jì)劃地對(duì)全校資產(chǎn)管理人員集中進(jìn)行政治思想教育、反腐倡廉和職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)知識(shí)、條碼管理知識(shí)及保管技術(shù)等的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的政治思想水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力造就一支思想素質(zhì)好，業(yè)務(wù)過(guò)硬的資產(chǎn)管理干部隊(duì)伍。 |